5 regole per un backup sicuro

Effettuare regolarmente tutte le operazioni di backup è fondamentale per tenere al sicuro i propri dati dall’azione dei malintenzionati.
L’attività di backup, inoltre, è utile anche per poterne avere sempre a disposizione una copia delle informazioni aziendali in caso di qualsiasi problema tecnico.

Il rischio di perdere una mole importante di dati sensibili e di kno-how non è poi così raro, se non si hanno le dovute soluzioni di protezione all’interno della propria struttura informatica. A tal proposito, mantenerne costantemente un backup al sicuro resta a prescindere un’ottima abitudine.

Quali sono, però, i consigli utili per effettuare un backup sicuro?

Scopriamolo insieme.
Ma prima, una breve digressione.

Il termine backup significa letteralmente riserva o sostituto.
La definizione di backup in informatica fa riferimento alla copia di sicurezza dei dati informatici.

In altre parole, quando si parla di backup si identificano una o più copie dei dati archiviate in un luogo digitale sicuro. La duplicazione di file tra cui documenti, immagini, software, messaggi o contenuti dei propri siti e portali web implica la volontà dell’utente di tutelarsi da ogni possibilità di furto o perdita.
Solitamente, il backup viene predisposto su un supporto hardware o software esterno al proprio computer o addirittura della propria rete: l’obiettivo naturalmente è quello di potervi accedere in caso di guasti o problemi di sicurezza dei dati interno all’azienda.

Il modo più semplice per eseguire backup dei dati è copiarli su un’unità esterna.

Un aspetto fondamentale da tenere a mente nell’implementazione delle soluzioni di backup è che le copie dei dati esistenti devono essere continuamente aggiornate e mantenute.

Ad ogni modo, effettuare un backup è dunque fondamentale per tutelare i propri dati e renderli accessibili alle persone autorizzate, quando necessario.
Un lavoro che dovrebbe essere effettuato tanto dai privati quanto dalle aziende, soprattutto per quelle attività che hanno l’abitudine di effettuare una archiviazione cartacea dei documenti, in modo da non perdere mai le informazioni importanti.
Particolare attenzione, poi, resta da porre sui documenti personali o sensibili, propri o di parte e clienti: è buona abitudine trattenerne una copia al sicuro e protetti da ogni possibile rischio.

I motivi per cui è necessario ed importante effettuare regolari backup sono 3:

1. Creare copie di dati in modo da poterli recuperare in seguito ad un attacco informatico;
2. Mantenere una copia dei dati offsite per recuperarli dopo un incidente fisico: furto di hardware, disastri ambientali, perdita accidentale.
3. Salvare i dati secondo modalità differenti.

Dunque, immaginiamo un incidente tra questi:

• un furto
• un guasto hardware
• il pc che non si accende più
• la batteria di un dispositivo scarica senza possibilità di caricarla nell’immediato.

Ecco che la nostra copia di backup di cartelle e file può esserci utile per recuperare rapidamente, ciò di cui abbiamo bisogno.

Per le aziende, inoltre, avere un backup dei dati accessibile, permetterebbe di tornare operativi rapidamente anche in caso di attacco informatico.

Se ancora le motivazioni non fossero sufficienti, eccone una ulteriore: siamo talmente abituati a scambiarci informazioni attraverso software e sistemi che perdiamo la percezione del loro valore, soprattutto in termini economici. Il mercato dei dati e delle informazioni rappresenta un settore in continua crescita sia in termini di tecnologie che per il valore economico.

Esiste un vero e proprio mercato di dati: un mondo sommerso nel quale ogni genere di informazione sensibile viene scambiata e venduta al miglior offerente.  Non bisogna in alcun modo sottovalutare il fattore sicurezza e controllo dei dati che transitano attraverso tutti i nostri dispositivi.
Effettuare dei backup è un lavoro che impegna tempo e risorse ma il cui valore in termini di sicurezza, è davvero fondamentale.

Abbiamo dunque compreso cos’è un backup e perché è importante farlo. Arriviamo ora agli aspetti pratici ovvero quali sono le regole base per un backup efficace e sicuro.

Backup in locale o backup in cloud?

Questo è il dilemma.
Entrambi i sistemi possiedono dei pro e dei contro che è dunque utile valutare quando si decide in quale modalità effettuare questo lavoro.

Una copia locale, su un dispositivo, è sicuramente il metodo più rapido e che non necessita di connessioni internet.

Inoltre, permette di avere chiaramente sotto controllo la custodia dei dati archiviati, senza che siano affidati a terze parti.
D’altro canto, comporta la spesa di acquisto per il supporto più adatto. La scelta può ricadere su diversi dispositivi dai dischi fissi, comunemente chiamati hard disk, ai più veloci e moderni dischi allo stato solido, entrambi dalle ampie capacità di storage. Oppure è possibile optare per sistemi ridotti come le flash drive che hanno spesso una ridotta capacità ma sono molto pratiche se devono essere continuamente trasportate.

Il sistema di archiviazione in cloud solitamente viene scelto dalle aziende perché si tratta di una soluzione scalabile, sicura e adatta all’operatività delle piccole e grandi infrastrutture. Il backup in cloud consente l’accesso alle informazioni direttamente dal proprio dispositivo, in qualunque luogo e in modo veloce.

I dati vengono infatti conservati in luoghi caratterizzati da rigide norme di sicurezza e nel pieno rispetto delle normative privacy.
Tuttavia, questo sistema può rivelarsi costoso da mantenere soprattutto per la grande quantità di dati da archiviare.

Insomma, la scelta è tutta dell’azienda che dovrà identificare quale soluzione è più adatta alle sue necessità.

Immaginiamo di riordinare un archivio fisico: la definizione di un criterio di ordinamento ci permetterà di sapere esattamente dove andare a cercare.
Per prima cosa è importante stabilire quali siano i dati di maggiore rilevanza. Possiamo suddividere i file in tre categorie:

• Ad uso frequente: documenti e cartelle che utilizziamo più spesso e che hanno dunque una rilevanza elevata. Questi saranno i file il cui backup andrà realizzato spesso.
• Importanti: anche se non li aggiorniamo spesso, sono documenti che dobbiamo o vogliamo conservare. In questo caso il backup può essere fatto una volta sola, se nel tempo non vengono apportate modifiche.
• Marginali: documenti che non utilizziamo o la cui utilità si è esaurita. La loro perdita, dunque, non rappresenterebbe un problema.

Un primo importante lavoro è dunque il filtraggio dei documenti per suddividerli in tali categorie. In questo modo sarà più semplice ed immediato individuarle ed organizzarne il backup.

Sì, lo sappiamo, il lavoro è impegnativo e può essere anche molto noioso ma in caso di necessità, sarete felici di aver sopportato questa fatica.

Ripromettersi di effettuare un backup periodico dei propri file è efficace tanto quanto convincersi che inizierete a are la dieta da lunedì.

Ebbene, quel lunedì non arriverà e quel backup, ad un certo punto, non lo farete più così sovente.
Mettiamo anche in conto i possibili errori del banale copia/incolla umano che, nella fretta o nella distrazione, ci farebbe dimenticare qualcosa di importante.

Ecco perché è possibile adottare un sistema che effettui un backup in modo automatico possibile.

Gli stessi Windows e macOS hanno propri sistemi di backup. Molto utili e con varie funzionalità: entrambi, per esempio, permettono di pianificare la frequenza delle archiviazioni oltre a poter definire per quanto tempo devono essere conservati i file.

Esistono inoltre diversi software in grado di effettuare backup periodici dei dati aziendali, che permettono di organizzare o pianificare le archiviazioni, così da non perdere tempo e informazioni.

Effettuare un’unica copia dei dati non è sufficiente.

Sarebbe meglio effettuare almeno due copie di sicurezza, in modo da averli su tre dispositivi: uno è il principale e due sono i dispositivi esterni.
Ovviamente, se parliamo di supporti fisici, essi non dovrebbero essere trasportati sempre in coppia ma dovrebbero essere conservati in luoghi diversi per limitare le possibilità di perdere entrambe le copie in un unico evento.

Qualunque supporto o sistema si scelga per effettuare il backup dei dati in azienda, la regola principale per mantenere i propri dati al sicuro è sicuramente crittografarli. È sufficiente impostare una password o chiave di accesso per poter aprire i file così da renderli sicuri e protetti.

Le regole base per impostare una password sicura sono semplici e ormai conosciute: per sapere come impostare una password sicura, vi invitiamo ad approfondire l’argomento sul nostro articolo dedicato: 4 regole per impostare una password sicura al 99%.

Adesso che possiedi tutti gli strumenti per organizzare al meglio il backup dei tuoi dati, in modo semplice e sicuro. Non resta che pianificare le attività e adottare questa buona abitudine per proteggere e mantenere tutti i tuoi documenti sempre disponibili e sotto controllo.

1. Automatico

2. Rapido

3. Affidabile

4. Sicuro

5. Versatile

Un backup automatico, come già sottolineato, permetterebbe all’azienda di bypassare l’aspetto complessità del processo. L’aspetto di automazione infatti presuppone che tutte le operazioni di backup vadano sì supervisionate in fase di configurazione ma contemporaneamente, è possibile che la persona si concentri anche su altri processi. Nel caso in cui dovessero esserci problemi, il sistema di backup dovrebbe sempre essere in grado di restituire un alert di di avviso.

La rapidità è un secondo aspetto legato al backup che è fondamentale da ricercare in fase di scelta del servizio.

Soprattutto per le aziende che devono gestire un’ingente mole di informazioni, la ricerca di un processo sì attendibile ma veloce nel generare copie e archiviarle è fondamentale.

Un sistema di backup che si rispetti deve essere necessariamente affidabile. Si tratta forse della caratteristica più importante, insieme alla sicurezza.
Meglio affidarsi a soluzioni collaudate e consigliate dal vostro fornitore di servizi di secure backup e cyber security. Inoltre è fondamentale scegliere datacenter dotati di una forte sicurezza fisica e che i dati trasmessi siano crittografati prima della loro trasmissione e rimangano tali durante l’archiviazione.

Per ultimo, ma non per importanza la caratteristica della versatilità: le aziende gestiscono ambienti e infrastrutture complessi.
Quindi, è importante che la soluzione di backup scelta sia in grado di adattarsi a tutte le esigenze del business.