ERP e compliance GDPR: come garantire la protezione dei dati personali

La raccolta, l’elaborazione e la conservazione delle informazioni personali sono diventate operazioni cruciali per il successo e la reputazione delle organizzazioni.
In questo contesto, benché il GDPR sia entrato in vigore nel 2018, molte aziende si trovano ancora a lottare per assicurare la conformità e la corretta protezione delle informazioni personali che gestiscono.

Uno degli elementi cruciali per garantire la conformità al GDPR è l’Enterprise Resource Planning (ERP), un sistema integrato di gestione aziendale che consente di raccogliere, archiviare e gestire i dati provenienti da diverse funzioni aziendali. L’ERP non solo offre un’ampia visibilità sui dati personali, ma anche una struttura centralizzata per la gestione e il monitoraggio delle informazioni in conformità alle direttive del GDPR.

In quest’articolo, scopriremo come l’ERP può essere utilizzato come uno strumento strategico per:

1. la gestione
2. la protezione
3. la tracciabilità dei dati personali

consentendo alle aziende di adottare un approccio proattivo e responsabile alla privacy dei dati.

Comprendere il GDPR e la sua applicazione

Il GDPR non lascia spazio a compromessi quando si tratta di conformità.
La severità delle sanzioni previste per le violazioni delle norme sottolinea l’importanza cruciale di adottare misure adeguate per garantire la protezione dei dati personali e rispettare pienamente le disposizioni del GDPR.

Un elemento chiave del GDPR è il consenso degli individui.
Le aziende devono ottenere il consenso esplicito e informato delle persone interessate per raccogliere e trattare i loro dati personali. Non basta più un consenso implicito: è necessario che gli individui abbiano una comprensione chiara delle finalità dell’elaborazione dei loro dati e abbiano la libertà di scegliere se concedere o revocare il consenso.

Altrettanto importante è il diritto all’oblio, sancito dal GDPR.
Questo diritto dà agli individui il controllo effettivo sui propri dati personali. Le aziende devono garantire che gli individui possano richiedere la cancellazione dei loro dati quando non siano più necessari per gli scopi per cui sono stati raccolti. È un’opportunità per le persone di rimuovere informazioni personali che non desiderano più condividere, mettendo il controllo dei propri dati nelle loro mani.

Inoltre, il GDPR pone grande enfasi sulla notifica delle violazioni dei dati personali. Nel caso in cui si verifichi una violazione, le aziende hanno l’obbligo di notificare immediatamente le autorità competenti entro 72 ore dalla scoperta dell’incidente. Questa misura è fondamentale per garantire una risposta tempestiva alle violazioni dei dati e permette alle autorità di agire per proteggere gli interessi degli individui coinvolti.

L’ERP come base per la conformità GDPR

Un sistema ERP ben implementato può costituire la base ideale per garantire la conformità al GDPR. L’ERP consolida i dati da tutte le funzioni aziendali, riducendo il rischio di violazioni e semplificando il processo di gestione e protezione dei dati personali.

Centralizzazione dei dati

Con un ERP, i dati personali vengono raccolti e archiviati in un’unica piattaforma. Ciò elimina la necessità di gestire più sistemi separati e aiuta a evitare dispersione o duplicazione dei dati. La centralizzazione dei dati semplifica il monitoraggio e la gestione delle informazioni personali, garantendo la coerenza e l’accuratezza dei dati stessi.

Controllo degli accessi e profilazione degli utenti

L’ERP consente di definire ruoli e permessi di accesso personalizzati per gli utenti, consentendo loro di accedere solo alle informazioni necessarie per svolgere il proprio lavoro. Questo riduce il rischio di accessi non autorizzati ai dati personali e contribuisce a garantire la sicurezza delle informazioni. Inoltre, un sistema ERP avanzato consente la registrazione delle attività degli utenti, consentendo di monitorare le operazioni eseguite sui dati personali.
Questo livello di tracciabilità facilita la responsabilizzazione e l’individuazione tempestiva di eventuali utilizzi impropri dei dati.

Gestione del consenso

Il GDPR richiede che le aziende ottengano un consenso esplicito e informato da parte degli individui per il trattamento dei loro dati personali.
Un ERP può supportare questa esigenza consentendo alle aziende di gestire i consensi e registrare le preferenze degli utenti.
Attraverso l’ERP, le aziende possono tracciare in modo accurato i consensi ottenuti, registrare le finalità per cui il consenso è stato concesso e rispettare le scelte degli individui riguardo all’utilizzo dei propri dati personali.

Misure di protezione e prevenzione

Con l’integrazione dell’ERP in sempre più reparti aziendali, il numero di utenti autorizzati ad accedere aumenta, offrendo agli hacker un terreno fertile per le loro azioni. L’espansione dell’integrazione operativa del sistema comporta anche un aumento della quantità di dati sensibili contenuti nell’ERP, rendendolo un obiettivo ancora più allettante per i pirati informatici. Inoltre, se sono presenti sistemi ERP legacy, gli sforzi per estendere l’integrazione a nuovi reparti possono comportare l’utilizzo di codice personalizzato e soluzioni ad hoc, aumentando ulteriormente la superficie di attacco.

Oltre al furto di dati, i criminali informatici possono anche bloccare completamente i sistemi essenziali e interrompere l’intera attività operativa.

Le grandi organizzazioni, specialmente nei settori finanziario, assicurativo, manifatturiero e dei servizi aziendali e sanitari, sono state da tempo bersaglio privilegiato di attacchi, ma sempre più le piccole e medie imprese si trovano nella mira a causa delle loro limitate risorse ed expertise in materia di sicurezza.

Per affrontare queste sfide e garantire una protezione efficace dei dati ERP, sono necessarie best practice di sicurezza.
Di seguito sette criticità principali per la sicurezza dell’ERP e le possibili strategie risolutive:

1. Software datato: gli aggiornamenti e le patch di sicurezza devono essere implementati regolarmente per mitigare i rischi emergenti. L’ERP cloud offre un processo di distribuzione delle patch continuo e senza interruzioni.
2. Problemi di autorizzazioni: un’attenta gestione delle autorizzazioni ai dati e agli utenti è fondamentale per evitare accessi non autorizzati. Gli ERP moderni offrono funzionalità avanzate di autenticazione e autorizzazione.
3. Inadeguatezza della formazione sulla sicurezza: la formazione regolare dei dipendenti sulle politiche aziendali, le procedure di sicurezza e le pratiche consigliate è essenziale per garantire un utilizzo corretto e responsabile dei dati personali. Programmi di formazione mirati possono contribuire a creare una cultura aziendale consapevole della privacy.
4. Carenza di figure esperte in sicurezza dell’ERP: la transizione a un ERP cloud può ridurre la dipendenza dalle risorse interne e affidarsi a fornitori che gestiscono la sicurezza in modo professionale.
5. Mancata adesione agli standard di sicurezza e governance: la conformità agli standard di sicurezza e governance è essenziale per evitare violazioni dei dati e sanzioni. Gli ERP moderni consentono la centralizzazione dell’automazione e dei controlli di conformità.
6. Autenticazione a un fattore: l’implementazione dell’autenticazione a due fattori su tutti i punti di ingresso dell’ERP è fondamentale per proteggere i dati sensibili.
7. Esportazione di dati: la limitazione dell’esportazione di dati sensibili e la tracciabilità delle azioni degli utenti possono contribuire a prevenire violazioni dei dati. Gli ERP cloud offrono funzionalità di sicurezza integrate che possono automatizzare il monitoraggio e prevenire azioni non autorizzate.

Considerazioni conclusive

In conclusione, la conformità al GDPR è diventata una priorità per molte organizzazioni ed è fondamentale per garantire la protezione dei dati personali. Gli ERP svolgono un ruolo essenziale nel raggiungimento di tale conformità, offrendo una piattaforma centralizzata e sicura per la gestione dei dati.

Tuttavia, è importante sottolineare che la conformità al GDPR non è un evento isolato, ma un processo continuo che richiede una costante attenzione e adattamento alle nuove normative sulla privacy. Le aziende devono monitorare attentamente le evoluzioni normative, mantenere il proprio sistema ERP aggiornato e lavorare in collaborazione con i responsabili della protezione dei dati per garantire una gestione sicura e responsabile dei dati personali.

Infine, la conformità al GDPR non solo consente alle aziende di evitare sanzioni e multe, ma contribuisce anche a costruire la fiducia dei clienti e a preservare la reputazione dell’azienda. Garantire la protezione dei dati personali non è solo un obbligo legale, ma rappresenta anche una best practice che può conferire vantaggi competitivi nell’era digitale. Gli ERP possono essere un alleato prezioso in questo processo, consentendo alle aziende di gestire in modo efficace e sicuro i dati personali e di dimostrare la propria conformità al GDPR.